מהו תוכנית ניהול משבר? (6 שלבים ליצירת אחד)
סיכום
תוכנית ניהול משבר מתאר כיצד העסק שלך יגיב אם מתרחשת משבר. בתוכנית המשבר שלך, תקבע מה משברים הם הסיכוי הטוב ביותר להשפיע על החברה שלך ומה ההשפעה העסקית יהיה. תגובות תכנון עבור כל משבר יכין את הצוות שלך ולהפחית את הנזק לטווח ארוך שנעשה לארגון שלך.
תמונה זו: אתה hyping את העובדים שלך עבור נסיגה החברה השנתית. אתה לא יכול לחכות לכולם כדי קשר מעל משחקיםפעילויות בניית צוות. האירוע מתחיל מחר ואתה רוצה כל פרט בסוף השבוע לרוץ בצורה חלקה.
רוב הפעילויות יתקיימו בחוץ, אז כאשר סופות רעמים פתאום פגע בעיר, אתה פאניקה! היית כל כך מתמקדת בתכנון האירוע שלא חשבת על תוכנית גיבוי למזג אוויר גרוע. שינוי דברים ברגע האחרון יביא אלפי דולרים אבודים.
מה השיעור? להיותמנהיג טובדורש יותר מאשר חיוביות מיומנויות תקשורת מוצקה. לדעת איך לתכנן הן את הזמנים הטובים ואת רע בונה אמון עם הצוות שלך מראה מוכנות.
ניהול המשבר הוא חלק חיוני של כל תוכנית עסקית כי בלעדיה, הצוות שלך לא יהיה מוכן כאשר לא צפוי. במדריך למטה, נדון באיזו תוכנית ניהול משבר וכיצד להכין את החברה שלך עבור זמנים לא בטוחים.
מהו תוכנית ניהול משבר?
תוכנית ניהול משבר מתאר כיצד העסק שלך יגיב אם מתרחשת משבר. התוכנית צריכה לזהות מי ינחה פעולה ומה התפקידים שלהם יהיו. המטרה של תוכנית ניהול משבר היא למזער את הנזק ולשחזר את הפעולות העסקיות במהירות האפשרית.
תוכנית ניהול המשבר שלך היא מסמך חי הצוות שלך יכול להתייחס לעדכון לעתים קרובות. ישנן דרכים שונות כדי לתאר את התוכנית שלך, אבל תוכנית משבר טיפוסי נראה כמו רשימת. כאשר התקלות מתרחשות, הצוות שלך יכול לבדוק מה פריטים צריך להיעשות כדי להגיב על המשבר.
אין שום דרך לדעת איזה סוג של משבר עשוי להתרחש וכאשר, אבל ביצוע אניתוח סיכונים.יכול לתת לך מושג כללי של האיומים הפוטנציאליים שלך החברה עשויה להתמודד.
לדוגמה, חברת שיווק מדיה חברתית עשויה להיות יותר בסיכון של תקלה ארגונית הדורשת התנצלות ציבורית, בעוד חברה טכנית עשויה להיות יותר בסיכון עבור cyberattack. בענף אתה יכול גם לעזור לך לקבוע משברים פוטנציאליים להבין איך להילחם בהם.
6 שלבים כדי ליצור תוכנית ניהול משבר
כדי ליצור ביעילות וביעילות תוכנית ניהול משבר, לשבור אותו לצעדים קטנים יותר, ניתן להשיג יותר. זה יכול לעזור לך לזהות סיכונים סבירים מבלי לקבל המום מהמשבר הפוטנציאלי כולה. כדי לארגן את התוכנית שלך, השתמש בתבנית ניהול משבר עם ששת השלבים הבאים:
1. לזהות את צוות מנהיגות המשבר שלך
לפני שתוכל לקחת את הצעד הראשון בתכנון ניהול משבר, לבחור צוות של מנהיגים לשתף פעולה עם במהלך תהליך התכנון המשבר. הצוות שלך צריך לכלול את האנשים שייקחו פעולה במהלך משבר. שים את הצוות הזה יחד עם תחילתו של תכנון ניהול משבר ולכן כולם יודעים את הפרטים הקטנים של אסטרטגיית המשבר שלך.
2. הערכת הסיכון
כדי להתחיל את תהליך התכנון, יש סיעור מוחות כדי להעריך סיכונים שונים החברה שלך עשוי להתמודד עם. כאמור, אתה יכול לבעוט את מושב מוחות שלך על ידי הסתכלות על סיכונים המשויכים לשדה העבודה שלך.
תשתמש ברישום סיכוןכדי לזהות ולנתח את ההסתברות של סיכונים המתרחשים. רישום סיכון יכול לחסל עיכובים התקדמות ולהתכונן עבור נסיגות פוטנציאליות. זה יכול גם לעזור לך לדמיין אילו סיכונים הם הסיכוי הטוב ביותר להתרחש כך שתוכל לתכנן תגובה עבור סיכונים אלה.
3. לקבוע את ההשפעה העסקית
לאחר שזיהית את הסיכונים ההסתברותית העלולה להשפיע על החברה שלך, לקבוע את ההשפעה העסקית של סיכונים אלה בעזרת צוות מנהיגות המשבר שלך. כל סיכון יכול לגרום לתוצאות שונות, ולכן חשוב לנתח אותם בנפרד. השפעות עסקיות פוטנציאליות עשויות לכלול התשה של לקוחות, מוניטין פגום, מכירות מתעכבות, הכנסה איבדה, או קנסות רגולטוריים.
4. תכנן את התגובה
לאחר מכן, לקחת כל סיכון שזיהית ולקבוע אילו פעולות הצוות שלך צריך לקחת כדי להגיב על האיום אם זה יקרה. לדוגמה, אם אתה עובד בתוכנה וחברה שלך חווה cyberattack, ייתכן שתצטרך למישהו כדי לאבטח את הרשת, מישהו לשחרר את החדשות ללקוחות שלך, ואדם אחר להתמודד עם הערכת הנזק.
5. לחזק את התוכנית
ברגע שיש לך מילולית הגיוני של איומים החברה שלך עשוי להתמודד, את ההשפעה העסקית, וכיצד להגיב, לחזק את התוכנית שלך. תוכנית ניהול משבר היא יותר מאשר אסטרטגיה בכתב או מילולי. זה צריך לכלול פריטים מפתח כגון פרוטוקול הפעלה ואנשי קשר חירום, אשר נדון בפירוט רב יותר להלן. אתה גם צריך לשתף פעולה עם בעלי עניין מפתח, כך שכולם מבינים מה לעשות ומתי.
6. בדוק ועדכן
לאחר תוכנית המשבר שלך הושלמה, בדוק את המוצר הסופי כדי להבטיח שאין פערים. Revisit את תוכנית ניהול המשבר שלך ולעדכן אותו לפחות פעם בשנה כי סיכונים פוטנציאליים יכולים להשתנות עם הזמן.
מה לכלול תוכנית ניהול משבר
תוכנית ניהול המשבר שלך צריך לכלול את הפריטים להלן. כאשר אתה יוצר תוכנית ניהול המשבר שלך, השתמש זה רשימת כדי להבטיח שאתה לא להתעלם מהפרטים החשובים.
ניתוח סיכונים.
ניתוח סיכונים יהיה מתאר פיזית את הסיכונים הפוטנציאליים שהחברה שלך עשויה להתמודד ולשים אותן לפי סדר ההסתברות. כולל ניהול סיכונים בתוכנית התגובה חירום שלך מועיל, משום שמנהיגים חדשים יכולים להתייחס אליו אם משמרות ההנהלה.
פרוטוקול ההפעלה
פרוטוקול ההפעלה קובע כאשר יש לנקוט בפעולה אם מתרחשת משבר. לדוגמה, אתה יכול להחליט כי חברי הצוות שלך צריכים להחזיק מעמד לפעולה עד משבר מגיע לרמה מסוימת של השפעה עסקית. לאחר ההשפעה העסקית מתרחשת, זה מעורר צוות ניהול המשבר להגיב.
אנשי קשר חירום
כלול את פרטי הקשר החירום הראשי כדי להאיץ את תהליך התגובה עבור משברים הדורשים עזרה חיצונית. רשימת אנשי הקשר חירום שלך עשוי לכלול את אכיפת החוק המקומית, המגיבים הראשונים של בית החולים, ואת מחלקת האש, כמו גם שירותי אינסטלציה, חשמלאים, בקרת רעל, וכל שירותים אחרים הקשורים לסיכונים שזוהתה בניתוח שלך.
נהלי תגובה
בעוד פרוטוקול הפעלה מגדיר בדיוק כאשר צוות התגובה המשבר שלך צריך להגיב על משבר, נהלי התגובה מתאר את תוכניות הפעולה עבור כל אדם כאשר מופעלות. תשתמש בתפקידים ואחריות מטריקס, הידוע גם בתור תרשים RACI, כדי להבהיר את עמדות קבלת ההחלטות בתוכנית התגובה למשבר שלך. לדוגמה, תרשים RACI יכול לעזור לצוות התגובה לקבוע מי אחראי על תקשורת עם הציבור ומי אחראי לדבר עם העובדים.
אסטרטגיית תקשורת חיצונית
כאשר מתרחשת משבר, הפעילות הפנימית שלך לא יכול להיות רק דברים מושפעים. לאחר משבר הוא נפוץ מספיק, תצטרך להסביר את המצב לבעלי עניין חיצוניים ולציבור. אסטרטגיית התקשורת החיצונית שלך צריכה לכלול פרטים על מי יספק את המידע, כמו גם מי אחראי על טיפול במשוב.
הערכה לאחר המשבר
הערכה שלאחר המשבר מזכירה את הצוות שלך לעקוב ולהעריך מה הלך טוב ומה לא. לאחר מכן תוכל לעדכן את תוכנית המשבר שלך עםלקחיםכדי לשפר את הליכי התגובה שלך ולהפחית את ההשפעה העסקית.
דוגמאות תוכנית ניהול משבר
אמנם אין שום דרך לחזות כל משבר, אתה יכול להכליל סוגים של משברים לקטגוריות ולעשות תוכניות על סמך מה עלול לקרות. כמה דוגמאות ניהול המשבר כוללים:
הפסד כספי:כאשר החברה שלך סובלת מן הפסד כספי, ייתכן שיהיה עליך להודיע על פשיטת רגל או לשכב את העובדים. אתה יכול לתכנן לתרחיש זה בלי לדעת את הגורם הראשוני למשבר הפיננסי.
כשל טכנולוגי:טכנולוגיה תקלה יכולה להשאיר את הלקוחות שלך ללא גישה לתקופה ארוכה של זמן. סוג זה של משבר משפיע על המוניטין שלך ואת השורה התחתונה שלך, ולכן חשוב להתכונן למצב זה.
אסון טבע:אתה יכול להתכונן כמה אסונות טבע על בסיס היכן אתה נמצא. לדוגמה, אם החברה שלך היא בדרום מזרח ארצות הברית, אתה יכול ליצור תוכנית משבר עבור הוריקנים הכרוכים בפינוי, תקשורת לקוחות, התאוששות מאסון, ועוד.
שינויים מבצעיים:אמנם זה אולי לא נראה כמו משבר מסורתי, אתה צריך תוכנית במקום להתכונן לשינוי משמעותי בלתי צפוי במנהיגות. בנוסף, תהליך התפעול שלך עשוי להיות מושפע אם אתה צריך להניח הרבה עובדים, ואת הציבור ייתכן שיהיה צורך לדעת.
תקלה ארגונית:תמיד יש את הסיכוי כי החברה שלך יהיה מואשם בהתנהגות בלתי הולמת או עוול, ובמצב המשבר הזה, תצטרך תוכנית כיצד להגיב. תוכנית משבר זה עשוי להיות כרוך בהנפקת התנצלות ציבורית ולחיש כיצד להתאושש.
למה אתה צריך תוכנית ניהול משבר?
תוכנית ניהול משבר מכינה את הארגון שלך לאירוע אסון או בלתי צפוי. עם תוכנית במקום, אתה יכול להפחית את ההשפעה של המשבר על העובדים שלך ואת הפעולות העסקיות שלך. כאשר הצוות מאומן כראוי עבור הבלתי צפוי, יש פחות סיכוי לנזק לטווח ארוך.
אם אתה מנהיג של ארגון, זה תלוי בך לעבוד עם חברים אחרים של ניהול בכיר ולהגיע עם אסטרטגיית ניהול החירום שעובד בשבילך. אתה לא יכול לדעת איפה להתחיל בהתחלה, אבלתוכנת תכנון הפרויקטיכול לעזור לך לנווט את הטריטוריה הבלתי נלאה.
תוכנית ניהול משבר מאורגן היטב יכול לעזור לחברה שלך להתאושש לאחר אסון מתרחשת.
הכן את הצוות שלך עם ניהול משבר
כאשר יש לך את הכלים הנכונים לרשותך, קל ליצור תוכנית ניהול משבר. השתמש בתכנון הפרויקט למבנה שלךתוכנית פעולהכמו הפרויקט שלה, עם תפקידי צוות, פרוטוקול הפעלה, נהלי תגובה ועוד.
ביצוע תוכנית המשבר שלך קל להבין ונגיש לכולם בחברה שלך יכול להגדיל את מוכנות ולעזור עם התאוששות במקרה של משבר.
