עלות בקרת: כיצד לפקח על ההוצאות בפרויקט להגדיל את הרווחיות

סיכום

בקרת עלויות כוללת זיהוי הוצאות ומציאת דרכים לצמצם אותם להגברת רווחי החברה. בחתיכה זו, נסביר מה שליטה עלויות וכיצד בקרת עלויות מתאימות למערכת ניהול העלות.

בקרת עלויות היא חלק חיוני מכל אסטרטגיה פיננסית. בעת מעקב אחר הכספים של החברה שלך, איך אתה יכול להישאר בתקציב?

בדיוק כמו תקצוב אישי, אתה יכול לעשות מגוון של דברים, כמו לסווג ההוצאות, לקבוע אזורים שבהם הצוות שלך מוציא את רוב הכסף, ולמצוא דרכים להגביל את ההוצאות בכל אזור. בהצלחה עושה את כל הדברים האלה הוא מה שולט בתקציב ומגביר רווחים.

העקרונות הבסיסיים של בקרת העלויות דומים לתקציבים של חברות ואישיות. במאמר זה, נסביר מה שליטה עלויות וכיצד בקרת עלויות מתאימות למערכת ניהול העלות.

מהו שליטה עלויות?

בקרת עלויות כרוכה בזיהוי והפחתת הוצאות להגדלת רווחי החברה. בקרת עלויות יכול להתרחש ברמת הפרויקט או החברה רחב. כאן, נתמקד כיצד ניתן להחיל את תהליך בקרת העלות לפרויקט או לקבוצת פרויקטים.

כמנהל פרויקטים, תוכל להשתמש בקרת עלויות כדי לפקח על שלךתוכנית ניהול משאביםולפעול כאשר אתה מבחין overspending.

כלי דיווח יכול גם להיות מועיל לזהות כאשר אתה עולה על שלךתקציב הפרויקט. תגיד את מעצב עצמאי שהבאית לפרויקט חדש לקח הרבה יותר מהצפוי לערוך תמונות. ברגע שאתה מזהה את העלות, אתה יכול להחליט לשכור מעצב בתוך הבית בפרויקט הבא שלך כדי להפחית עלויות ויעילות הכונן.

מדוע עלויות שליטה חשובה?

האם הצוות שלך מתקשה להישאר בתוך היקף או תקציב? זה המקום שבו בקרת עלויות נכנס לשחק. גם אם הצוות שלך עושה להישאר בתקציב, בקרת עלויות יכול לעזור לך להפחית את התקציב שלך עוד יותר, אשר יוביל לעלייה בהכנסה.

הוא מספק תובנה ההוצאות הכוללת של החברה על ידי הצגת אילו תחומים עלות ביותר בעסק ואת ההוצאות להתרחש באזורים אלה. בקרת עלויות עשויה להתרחש תחילה ברמת הפרויקט כדי להפחית את עלויות הפרויקט הפרטיות בתקווה שהחברה יכולה להגדיל את הרווחים הכוללים.

מהן הטכניקות עבור בקרת עלויות?

בקרת עלויות עשויה להתרחש בתחילה ברמות גבוהות יותר בתוך החברה, אך לעתים קרובות זה נע קדימה ברמת הפרויקט. רמת הפרויקט היא המקום שבו אתה יכול להעריך עלויות בפועל לכל פרויקט ולנהל את העלויות האלה ביעילות.

כדי להיות טוב יותר בשליטה עלויות בחברה שלך, נסה את חמישה שלבים אלה:

1. לתכנן את התקציב שלך

הצעד הראשון הוא לתכנן את התקציב שלך, כך שתוכל לקבל גרגר עם הערכות העלות שלך ביעילותלהקצות משאבים. עושה מפורטתכנית פרויקטתגרום לשונות בעלות נמוכה יותר - או פחות הבדלים בין התקציב הראשוני שלך לבין ההוצאות בפועל.

כפי שאתה מתכנן את התקציב שלך, כולל:

מספר חברי הצוות הדרושים לפרויקט

זמן משוער שהפרויקט ייקח להשלים

חומרים הדרושים לפרויקט

בעת חישוב הזמן והחומרים הדרושים לפרויקט, נסו לתת את התקציב שלך קצת מקום להרחיב במידת הצורך. תמיד יש סיכוי שלא צפויסיכוני הפרויקטיתרחש ואתה צריך להאריך את שלךציר זמןאו לבקש משאבים נוספים.

2. לפקח על כל ההוצאות

השלב הבא לשלוט עלויות הפרויקט הוא לפקח על הוצאות הפרויקט כפי שהם מתרחשים. קל יותר לנקוט פעולה מתקנת אם אתה מבחין בשונות עלות בזמן אמת. אם אתה לא שם לב שתמשיך על התקציב עד שהפרויקט הושלם, אז כבר השקיע את הכסף. בשלב זה, כל מה שאתה יכול לעשות הוא להשתמש במידע כמושיעור לפרויקטים עתידיים .

דרך טובה לפקח על ההוצאות שלך במהלך הפרויקט היא להגדיר פרויקטים. בכל ציון דרך, אתה יכול להעריך את ההוצאות שלך ולהבטיח את הפרויקט נשאר בתוךתְחוּם. לאחר מכן, אם אתה מבחין overruns עלות בכל דרך נתון, אתה יכול לקבוע כיצד להפחית עלויות להתקדם.

3. השתמש במערכות בקרת שינוי

חשוב להגדיר מטרות פרויקט ברור במהלך שלב תכנון הפרויקט, אבל כדי להבטיח לך להכות את המטרות האלה, ייתכן שתצטרךשינוי תהליך הבקרה .

שינוי שליטה הוא קבוצה של צעדים המנהלים כל שינויים שמגיעים דרך בעלי עניין בעוד פרויקט מתבצע. זה עוזר למנועהיקף זחילהכי אתה יכול להיות מוכן לשינויים כפי שהם להתרחש ולהתאים את הפרויקט בהתאם.

שלבים להגדרת מערכת בקרת שינוי כוללים:

ייזום:תהליך השינוי מתחיל כאשר בעל עניין מבקש שינוי לפרויקט. הבקשה בפועל עשויה להשתנות - הם יכולים לנוע בין תוספי ציר זמן חדשיםפרויקט מתגבר .

הערכה:מנהל הפרויקט או המחלקה להוביל את הבקשה לקבלת מידע בסיסי, כגון המשאבים הדרושים, השפעת הבקשה, ומי יש להעביר את הבקשה. אם בקשת השינוי עוברת את ההערכה הראשונית, היא עוברת לשלב הניתוח.

אָנָלִיזָה:שלב הניתוח הוא המקום שבו מוביל הפרויקט המתאים אישר או שולל את הבקשה. במקרים מסוימים, ייתכן שיש לוח בקרה שליטה בשליטה על כל אישורים לשינוי. הפרויקט מוביל אישר או יורד את הבקשה, ומודיע לצוות. בהתאם לגודל הפרויקט, עופרת הפרויקט עשויה גם לתעד את השינוי על התחבר שינוי כדי להבטיח את כל בעלי העניין של הפרויקט מודעים.

יישום:יישום שינוי ייראה שונה בהתאםבאיזה שלב הפרויקט נמצא, אבל זה בדרך כלל מורכב מעדכן את צירי הזמן ואת התוצרים, כמו גם ליידע את צוות הפרויקט. אתה צריך להעריך את היקף הפרויקט כדי להבטיח כל שינויים ציר זמן לא תהיה השפעה עצומה על מטרות צפויות.

סגירת מעגל:לאחר שתועד, מופץ, ויישמה את הבקשה, היא מוכנה להיות סגורה. זה מועיל להיות תוכנית סגירת רשמית במקום כך שכל חברי הצוות יודעים היכן מאוחסן מידע והוא יכול להתייחס אליו בעתיד.

כאשר אתה שולט כראוי שינויים בפרויקטים שלך, יש לך סיכוי טוב יותר לשליטה עלויות גם כן. חיזוי במדויק תקציב ההצלחה של הפרויקט דורש ניהול זהיר מתחילתו ועד סופו. תמיד יהיו שיהוקים בלתי נמנעים לאורך הדרך, אבל לאחר מערכות במקום להתכונן עבור חריגות אלה יכול להיות חיוני.

4. נהל את הזמן שלך

ניהול זמןהיא שיטת בקרת עלות חשובה, כי כאשר הזמן הכולל של הפרויקט גדל, העלות הכוללת של הפרויקט גם עולה. להישאר בתוך המשוער שלךלוח הזמנים של הפרויקטהיא אחת הדרכים הטובות ביותר להישאר בתוך תקציב הפרויקט.

ליישם אסטרטגיות ניהול זמן כדי להגדיל את הפרודוקטיביות וחברי צוות עזרה לסיים את עבודתם בזמן ועל התקציב.

כמה טיפים ניהול זמן כוללים:

טיים זמן: זמן טייםהיא אסטרטגיה של ניהול זמן בכיוון המטרה שבו אתה משלים עבודה בתוך "timeboxes". לדוגמה, אם אתה צריך לכתוב הודעה בלוג, אתה יכול ליצור שעת זמן של שעתיים כדי לכתוב מתאר. לאחר מכן לאחר הפסקה, אתה יכול ליצור עוד שלוש שעות זמן להתחיל את הטיוטה הראשונה.

זמן חסימת זמן: זמן חסימתהוא דומה timeboxing, אבל במקום תזמון זמן ספציפי עבור כל משימה בודדת, תוכל לתרגל לחסום קבועים תקופות של לוח השנה שלך עבור עבודה קשורה.

שיטת פומודורו:בדומה timeBoxing ו שחסום זמן,שיטת פומודורומסייע לך להתמודד עם עבודה בתוך מסגרות זמן קצר ולאחר מכן לקחת הפסקות בין מפגשי עבודה. עבודה במשך 25 דקות ואז לקחת הפסקה של חמישה דקות ארבע פעמים. לאחר מכן, אחרי הפגישה הרביעית, לקחת עוד 20 או 30 דקות הפסקה.

לאכול את הצפרדע:מארק טוויין אמר, "אם זה התפקיד שלך לאכול צפרדע, עדיף לעשות את זה דבר ראשון בבוקר". הלאכול את האסטרטגיה ניהול זמן צפרדעלוקח השראה מן הציטוט הזה ומעודד אותך להתמודד עם משימות גדולות או מורכבות הראשון לפני העבודה שלך פחות חשוב או פחות דחוף עבודה.

עקרון פארו:לעתים קרובות נקרא "כלל 80/20"עקרון פארויש כלל בסיסי אחד: לבלות 20% מזמנך ב 80% של העבודה שלך. אם אתה יכול לקבל 80% של המשימות שלך מתוך הדרך בסדר מהיר יחסית, אתה חופשי את יום העבודה שלך כדי להתמודד עם 20% של העבודה שלך כי ייקח 80% מזמנך.

נעשה דברים (GTD):דוד אלן המציא הנעשה דבריםשיטה בתחילת שנות ה -2000. לדברי אלן, הצעד הראשון כדי לעשות דברים לעשות הוא לרשום את כל מה שאתה צריך לעשות. על ידי שחרור כוח המוח במקום להסתמך על כלי ניהול המשימות, אתה יכול להתמקד לוקח פעולה - ולא לזכור מה שאתה צריך לעשות.

זה אולי נראה מנוגד כדי למקד את תשומת הלב שלך על הפרודוקטיביות כאשר לחשוב על שליטה עלויות, אבל ביצועי הפרויקט הוא בשורש תזרים מזומנים. אם הצוות שלך אינו פרודוקטיבי, הפרויקט שלך לא יפגוש את מועדיו. אם הפרויקט שלך אינו עומד במועדים שלה, זה עולה יותר כסף. אם הפרויקט שלך עולה יותר כסף, החברה שלך יש פחות תזרים מזומנים.

5. לעקוב אחר ערך שנצברו

עקוב אחר הערך הרוויח שלך יכול לעזור לך לחזות את התוצאה הכספית של הפרויקט. שיטת בקרת עלות זו לוקחת כמה ידע חשבונאות עלות, אבל זה יכול לעזור לך להבין כאשר עלויות משתנות יתעוררו בסופו של דבר למנוע שונות להתרחש בפרויקטים עתידיים.

ערך הרוויח הוא כמות העבודה כי למעשה הושלמה על פרויקט. כדי לעקוב אחר ערך הרוויח ולראות אם אתה בקצב, תצטרך להכפיל את אחוז העבודה הושלמה על ידי תקציב הפרויקט. באפשרותך להשתמש בשלבים הבאים כדי לעקוב אחר ערך שנצברו:

שלב 1:לקבוע כיצד להשלים כל משימה היא בצורה של אחוז.

שלב 2:לקבוע ערך מתוכנן (PV), או עלות העבודה המתוקצבת שלך מתוזמנת. זהו התקציב המורשה שהוקצה כדי להשיג את העבודה המתוזמנת.

שלב 3:לקבוע ערך שנצברו (EV), או עלות העבודה המתוקצבת שלך. זוהי כמות המשימה כי הוא למעשה שלם.

שלב 4:להשיג עלות בפועל (AC), או עלות העבודה שלך בפועל. זה כמה כסף כבר בילה עבור העבודה כבר נעשה.

שלב 5:חישוב שונות שונות (קורות חיים) על ידי הפחתת ערך הרוויח מעלות בפועל (CV = EV - AC).

שלב 6:לקמפל תוצאות.

שלושת השלבים הראשונים דורשים איסוף מידע עלות מהפרויקט שלך, בעוד שלושת השלבים האחרונים דורשים חישובים וניתוח. שונות שונות מייצגת את מצב העלות של הפרויקט שלך.

בעת שליטה בעלויות, קורות החיים שלך הוא המדידה שתודיע לך אם הפרויקט שלך מבצע בקצב שעומד בתקציבו. קורות חיים שליליים מציין שהפרויקט הוא על התקציב.

בקרת עלות לעומת עלות ניהול

אנשים לעתים קרובות לבלבל בקרת עלויות עםניהול עלויות, אבל אלה הם מונחים שונים שיש להגדיר כראוי והבין. בקרת עלויות היא תהליך קטן יותר במערכת ניהול עלות גדולה יותר.

בעוד שליטה עלויות כוללת זיהוי הוצאות והפחתת הוצאות אלה להגדלת הרווחים, ניהול עלות הוא התהליך הכולל של אומדן, תקצוב ובשליטה עלויות הפרויקט.

סביר להניח שיש אנשים רבים המעורבים במבצע ניהול העלות של החברה שלך. תלוי כמה גדול הצוות שלך, ייתכן שיהיה אנשים שונים עובדים על תכנון משאבים ותקצוב.

כדי לשלוט כראוי עלויות, צוותים חייב לפקח על ההוצאות ברמות שונות בתוך החברה. זה מאפשר לכל חלק של תקציב החברה לקבל תשומת לב יסודית וניתוח.

לפקח ולהפחית את הוצאות הפרויקט עם בקרת עלויות

ניטור נתוני עלות כדי להפחית הוצאות הפרויקט הוא תהליך מייגע, אך ניהול עלויות הוא חיוני עבור רווחיות.

הדרך הטובה ביותר לנהל עלויות היא להציג את כל המידע הדרוש לך במחוונים להתאמה אישית. ככה, אתה יכול להשתמש אוטומציה ללהטטניהול פרוייקטועלות עלות כל במקום אחד.